E-Rechnung wird 2027 zur Sendepflicht: So stellst du deine JTL-Wawi jetzt auf Autopilot

Seien wir ehrlich: „E-Rechnungspflicht“ ist kein Thema, bei dem irgendjemand vor Vorfreude aufspringt. Es klingt nach der Sorte Aufgabe, die man unter „mach ich später“ ablegt — gleich neben „Bürokram sortieren“. Das Problem: Dieses „später“ hat ein festes Datum, und das rückt näher, als den meisten Unternehmern bewusst ist.

Wenn du über JTL-Wawi bereits Rechnungen erstellst und versendest, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, das Thema nicht länger vor dir herzuschieben, sondern zu automatisieren. Nicht, weil wir Compliance-Panikmache lieben — sondern weil die Unternehmen, die jetzt automatisieren, von der Deadline kaum etwas mitbekommen werden, während alle anderen in letzter Minute hektisch werden.

Der Fahrplan: Was wann wirklich fällig ist

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland läuft in Stufen — und da verliert man schnell den Überblick, welche Regel für wen gilt. Hier die Kurzfassung:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Keine Ausnahmen, keine Übergangsfrist mehr — das ist bereits Pflicht.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen für B2B-Geschäfte in Deutschland aktiv versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gilt dann für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Erkennst du das Muster? Der Empfang war der leichte Teil — das können die meisten Systeme schon längst. Beim Versand wird es interessant, denn dafür muss sich nicht nur dein Postfach ändern, sondern dein gesamter Rechnungsprozess.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Was brauchst du wirklich?

Genau an dieser Stelle steigen viele Entscheider gedanklich aus — deshalb hier die Erklärung ohne Fachchinesisch.

Eine E-Rechnung ist kein PDF, das du per E-Mail verschickst — das zählt nicht mehr. Sie muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format sein, das Buchhaltungssoftware automatisch auslesen kann. In Deutschland begegnen dir dabei vor allem zwei Formate:

• XRechnung — ein reines Datenformat (XML). Kein optisches Layout, nur strukturierte Rechnungsdaten. Vor allem für B2G-Geschäfte (mit Behörden) verbreitet.
• ZUGFeRD — ein Hybridformat: ein ganz normal aussehendes PDF mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten. Menschen können die Rechnung weiterhin wie gewohnt lesen, Maschinen können die Daten automatisch auslesen.

Für die meisten Shopbetreiber und B2B-Verkäufer ist ZUGFeRD in der Praxis oft die pragmatischere Wahl, weil eine für Menschen lesbare Rechnung erhalten bleibt und gleichzeitig die Maschinenlesbarkeit erfüllt wird. Welches Format du konkret brauchst, hängt aber von deinen Kunden und deiner Branche ab — das klärt man besser früh, statt zu raten.

Vom manuellen PDF zum Autopiloten: Automatisierung in der JTL-Wawi

Die gute Nachricht: Bei JTL-Wawi musst du das nicht mit Klebeband und Bauchgefühl lösen. Die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen lassen sich direkt in deinen bestehenden Bestell- und Rechnungsprozess einbauen — sodass automatisch das richtige Format rausgeht, sobald eine Rechnung erstellt wird. Kein manueller Export, kein zusätzliches Tool, das jemand im Blick behalten muss.

Je nach Setup gehört dazu typischerweise:

• Die Erweiterung deines Rechnungsprozesses über JTL-FFN (das Plugin-/Dokumenten-Ökosystem von JTL) oder ein dediziertes E-Rechnungs-Modul, um XRechnung/ZUGFeRD automatisch zu erzeugen.
• Die passende Anbindung über Schnittstellen, damit das richtige Format automatisch beim richtigen Kunden bzw. auf der richtigen Plattform ankommt — genau die Art von Schnittstellen- und Integrationsarbeit, die aus „hoffentlich denkt jemand dran“ ein „läuft einfach“ macht.
• Die Einbindung in einen größeren automatisierten Prozess in deinem ERP, damit die Rechnungsstellung nur noch ein weiterer Schritt ist, der von selbst läuft — statt ein weiterer Punkt auf deiner To-do-Liste.

Es geht nicht darum, einen Compliance-Flicken draufzukleben, sondern E-Rechnung in einen Prozess einzubauen, der ohnehin schon im Hintergrund läuft.

Nicht vergessen: Archivierung (ja, schon wieder GoBD)

Der Versand ist nur die halbe Miete. Nach den GoBD-Vorgaben müssen Rechnungen — auch E-Rechnungen — bis zu 10 Jahre lang im Original, unverändert und maschinenlesbar aufbewahrt werden. Ein ZUGFeRD-PDF, das du nachträglich einfach als flaches Bild abspeicherst, zählt dabei nicht: Die strukturierten Daten müssen erhalten und abrufbar bleiben.

Genau hier zeigt eine ordentliche Archivierungslösung wie JTL-Archive ihren Wert: Sie speichert Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher, ohne dass du dir jemals wieder Gedanken über Ordnerstrukturen oder Dateiformate machen musst. Es ist nicht der spannendste Teil der E-Rechnungspflicht — aber der, der dich bei einer Betriebsprüfung rettet.

Warum „kümmere ich mich später drum“ teuer wird

Wir verstehen es — 2027 klingt weit weg, und jedes Unternehmen hat gerade dringendere Baustellen. Aber E-Rechnung ist kein Schalter, den man von heute auf morgen umlegt. Es betrifft deinen Rechnungsprozess, deine ERP-Konfiguration, die Kommunikation mit Kunden und die Archivierung — und all das unter Zeitdruck kurz vor der Deadline zu testen, macht deutlich weniger Spaß, als es Monate vorher in Ruhe anzugehen.

Es gibt noch ein leiseres Risiko: Wenn deine Rechnungen nicht rechtzeitig im richtigen Format vorliegen, bekommst du unter Umständen auch nicht pünktlich dein Geld — viele B2B-Kunden werden nicht konforme Rechnungen schlicht ablehnen, sobald die Pflicht für sie greift. Das ist also nicht nur ein Compliance-Häkchen, sondern kann direkt deinen Cashflow treffen.

Der pragmatische Einstiegspunkt

Du musst jetzt nicht alles auf einmal umkrempeln. Ein realistischer erster Schritt sieht so aus:

1. Prüfen, ob deine aktuelle JTL-Wawi-Umgebung bereits E-Rechnungen erzeugen kann oder ob es dafür eine Erweiterung braucht.
2. Entscheiden, welches Format (XRechnung, ZUGFeRD oder beides) zu deiner Art der Rechnungsstellung passt.
3. Den Versandprozess automatisieren, sodass er fester Bestandteil deines bestehenden Workflows ist — statt eine manuelle Zusatzaufgabe.
4. Eine GoBD-konforme Archivierung einmalig sauber einrichten, sodass du dir darüber nie wieder Gedanken machen musst.

Wer das jetzt angeht, solange noch keine Deadline im Nacken sitzt, für den wird der Januar 2027 zu einem völligen Non-Event. Und genau so sollten sich Compliance-Fristen eigentlich anfühlen.